نرم افزار دبیرخانه فرزانگان با اتکا به تجربه 15 ساله این شرکت در زمینه طراحی و توسعه نرم افزارهای سازمانی و دریافت نقطه نظرات کاربران، طراحی و پیاده سازی شده است. ما در طول این سالیان از نزدیک با مسائل و مشکلاتی که در حین اجرا نرم افزار اتوماسیون اداری در رده های مختلف سازمان روبرو بوده ایم. از این رو سعی کرده ایم در نسخه 3.2 نرم افزار دبیرخانه فرزانگان ضمن مرتفع کردن مشکلات گذشته، سادگی در استفاده، از تکنولوژی های روز دنیا در زمینه طراحی و تولید نرم افزار بهره لازم را برده باشیم.

شرح مختصری از امکانات نرم افزار دبیرخانه فرزانگان

زیرساخت ابری، رابط کاربری تحت وب، اندروید و IOS
در طراحی و تولید نسخه 3.2 نرم افزار دبیرخانه فرزانگان، بر اساس نیاز سازمان ها، نصب و ارتقا و پشتیبانی هرچه راحت تر توسط واحد آی تی، گستردگی جغرافیایی برخی سازمان ها و با رویکرد استفاده از تکنولوژی های ارتباطی روز دنیا، بستری فراهم کردیم که هر سازمان بسته به نیاز خود بتواند سیاست های استفاده از اتوماسیون اداری را پیاده سازی و اجرا کند. از این رو نرم افزار دبیرخانه فرزانگان بر پایه ارایه سرویس به عنوان نرم افزار (SaaS) تحت ابر خصوصی سازمان، با رابط های کاربری تحت وب، اندروید و IOS طراحی و پیاده سازی شده است.
زیرساخت ابری دبیرخانه فرزانگان، مزایای متعددی مانند افزایش سرعت، دسترسی بالا و مخفی کردن پیچیدگی های نرم افزاری از دید کاربران، یک مزیت بزرگ دیگری با عنوان ارتباط با دیگر نرم افزارهای موجود از طریق Web-Api را فراهم کرده است. از این رو دیگر نرم افزارهای موجود در سازمان به راحتی و تحت استاندارد Restful میتوانند با دبیرخانه فرزانگان ارتباط برقرار کنند.

دبیرخانه های متعدد
با استفاده از نسخه 3.2 نرم افزار دبیرخانه فرزانگان، امکان تعریف دبیرخانه های مختلف با سطح دسترسی متفاوت فراهم خواهد شد. به این ترتیب برخی از واحدهای سازمان که از سطح طبقه بندی محرمانگی بالایی برخوردار هستند میتوانند با تعریف دبیرخانه ای مجزا، ضمن تعیین سطح دسترسی به افراد مجاز، الگو شماره اندیکاتور جداگانه ای نیز داشته باشند. برخی از امکانات این بخش شامل موارد زیر است:

نامه های وارده
واحد اداری در تمامی سازمان ها نقش کلیدی آن سازمان را بر عهده دارد. طبق تجربه ای که ما در بیش از 50 سازمان دولتی و خصوصی طی 15 سال گذشته در زمینه طراحی و تولید نرم افزار های اداری مواجه بودیم، بیش از نیمی از زمان پرسنل واحد اداری صرف ثبت نامه های وارده میشود. لذا این بخش از نرم افزار با رویکرد استفاده سریع، آسان و امکانات لازم برای ثبت، ارجاع و پیگیری طراحی شده است. برخی از امکانات نامه های وارده شامل موارد زیر است:

نامه داخلی
بسیاری از تصمیمات و بخش نامه های سازمان و یا درخواست های پرسنل از مدیران و یا بالعکس، از طریق نامه های درون سازمان اطلاع رسانی، ثبت و پیگیری میشوند. از این رو طیف وسیعی از پرسنل سازمان با این بخش از نرم افزار دبیرخانه درگیر خواهد بود. لذا این بخش به گونه ای طراحی شده که با نیاز کاربران با سلیقه های مختلف سازگار بوده و ضمن داشتن کارایی لازم، استفاده ساده و سریع را در بر داشته باشد. برخی از امکانات نامه های داخلی نرم افزار دبیرخانه فرزانگان به شرح زیر است:

نامه صادره
تمامی مکاتبات هر سازمان با نهاد، شرکت، سازمان و یا اداره های دیگر از طریق ارسال نامه صادره انجام میشود. از آنجا که نامه صادره یک سازمان روی سربرگ و با مهر و امضا شخص یا اشخاص دارای اختیار تهیه میشود، علاوه بر ظاهر، محتوای آن نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است. از لحاظ ظاهری، محل قرارگیری اطلاعات کلیدی مانند شماره و تاریخ و تنظیم محل قرار گیری آن در مواردی که سربرگ سازمان از قبل روی کاغذ چاپ شده است جز چالش هایی میباشد که اکثر نرم افزارهای دبیرخانه با آن روبرو هستند. نسخه 3.2 نرم افزار دبیرخانه فرزانگان برای این مورد راه حل ویژه ای در نظر گرفته است. با استفاده از شبیه ساز فرزانگان میتوانید محل دقیق قرار گیری اطلاعات مهم مانند شماره، تاریخ، پیوست، موضوع، رونوشت و ... را به سادگی و در محیطی گرافیکی تنظیم نمایید. در این شبیه ساز، از نرم افزار محبوب ویرایشگر متنی Microsoft Word Office استفاده شده است. دلیل استفاده از این ویرایشگر متنی، محبوبیت آن و طرز استفاده ساده آن میباشد. همچنین استفاده از این نرم افزار تحت وب و بر پایه Private Cloud بوده نیازی به نصب Microsoft Office روی سیستم های Client وجود ندارد. برخی از امکانات ثبت نامه صادره نرم افزار دبیرخانه فرزانگان به شرح زیر است: